Bejövő számlák feltöltése a Mufis szlovák számlázó programba

A könyvelőjének online továbbított céges számlák elküldésének módja. Az alábbi leírás lépésről lépésre bemutatja, hogyan szkennelje be, és töltse fel cége bejövő számláit a Mufis Szlovák számlázó programba.

1 - Egyedi vonalkódok beszerzése

Amikor személyesen jár nálunk, könyvelőjétől kap egyedi vonalkódokat tartalmazó matricákat.

Ilyen íveket fog kapni:

2 - Egyoldalas dokumentumok szkennelése

Minden számlája vagy pénztárblokkja aljára ragasszon egy matricát!

Példa 1:

Példa 2:

A matricákkal ellátott bizonylatokat szkennelje be!

3 - Többoldalas, összetartozó dokumentumok szkennelése

Ha a számlához például szerződés, CMR, megrendelő, stb. tartozik:

• A vonalkódot az első dokumentum első oldalának aljára ragassza!
• Az összes oldalt lehetőség szerint 1 pdf fájlba szkennelje! Ha nem tudja a dokumentumokat egy fájlba menteni, az egyes dokumentumokat külön-külön fájlba is szkennelheti. (ez nehezíti a  feldolgozást, de megoldható)

4 - A szkennelt dokumentum minősége:

• pdf fájlformátum (jpg vagy png képformátum is megfelelő)
• 300 dpi felbontás
• Színes
• A több oldalas dokumentumok, ha lehet, 1 pdf fájlban legyenek (pl. egy kétoldalas számla első és második oldala is 1 fájlban legyen)

5 - A dokumentum feltöltés folyamata a Mufis szlovák számlázó programba

• Kattintson a Mufis program főoldalán a nyitott mappa ikonra!

Ha nincs hozzáférése a program ezen részéhez, kérje azt a könyvelőjétől. A könyvelőink elérhetőségei itt találhatók: https://www.mufis.sk/hu/kontakt

• Kattintson az „Új tétel” gombra!

• Kattintson a „+Új tétel” gombra!

• A „Fájl tallózása” gombra kattintva töltse fel a beszkennelt .pdf dokumentumot, vagy egérrel húzza rá a fájlt az ablak fehér területére!
  Feltöltés után zárja be az ablakot! A feltöltések automatikusan mentésre kerülnek.

• Az "OCR" jelölőnégyzetbe tegyen egy pipát (ha még nincs)!

Feltöltés után zárja be az ablakot! A feltöltések automatikusan mentésre kerülnek.

5 - Milyen szkennert használjon?

A dokumentumok beolvasására elviekben bármilyen általános asztali szkenner megfelel.

Ha szkenner vásárlását tervezi, mi az alábbi berendezéseket tudjuk javasolni:

Asztali szkennerek

• Canon CanoScan LiDE 300 (hagyományos, egyszerű lapolvasó)
• Epson WorkForce DS-1630 (Van dokumentum adagolója. Egyszerre több lapot is szkennel a dokumentumok cserélgetése nélkül)
• Brother ADS-2800W (Nagyteljesítményű, gyors hálózati szkenner gyakori irodai használatra)

Mobiltelefonos szkenner szoftver

• Cam Scanner (ingyenesen is használható) - mobillal fényképezett dokumentumokat alakít át elfogadható minőségű szkennelt változatra

Bejövő számlák feltöltése a Mufis szlovák számlázó programba

Hogyan küldje el a bejövő számláit és blokkjait elektronikusan a könyvelőnek? Postázás vagy személyes látogatás nélkül.

Az alábbi leírás lépésről lépésre bemutatja, hogyan szkennelje be, és töltse fel cége bejövő számláit a Mufis Szlovák számlázó programba.

1 – Dokumentumok összegyűjtése

Gyűjtse össze az elmúlt hónap dokumentumait:

• bejövő számlák (telefon, beszállítók, stb.)
• blokkok (készpénzes céges vásárlások, benzin blokkok, stb.)
• papír alapú bankszámlakivonatok

2 - Dokumentumok szkennelése

Szkennelje be a dokumentumokat:

• Lehetőleg 1 pdf = 1 dokumentum (végső esetben több dokumentum is beszkennelhető 1 pdf-be)
• fájlformátum: tömörített pdf. (végső esetben jó a jpg, png formátum is)
• Minőség színes, 300 dpi

3 - A dokumentum feltöltése

Kattintson a Mufis program főoldalán jobbra fent a feltöltés ikonra!

Ha nincs hozzáférése a program ezen részéhez, kérje azt a könyvelőjétől.

A könyvelőink elérhetőségét ide kattintva találja.

Az "OCR" jelölőnégyzetbe tegyen egy pipát (ha még nincs)!
(Ez a funkcjó megkönnyíti és meggyorsítja a dokumentum könyvelési folyamatát.)

A „Fájl tallózása” gombra kattintva töltse fel a beszkennelt .pdf dokumentumot, vagy egérrel húzza rá a fájlt az ablak fehér területére!
Feltöltés után zárja be az ablakot! A feltöltések automatikusan mentésre kerülnek.

4 – Írja fel a sorszámot (nem kötelező, de erősen ajánlott)

Írja rá a papír dokumentumra azt a sorszámot, amit a rendszer a szóban forgó dokumentumnak adott.

Így a szám alapján a későbbiekben is könnyen visszakereshető lesz a papíralapú dokumentum.

5 – Feltöltött dokumentumok listája

A feltöltött dokumentumokat a program jobb felső sarkában levő mappa ikonra kattintva találja meg.

A feldolgozásra váró dokumentumokat a nyitott mappa ikonra kattintva találja.
A feldolgozást a könyvelője végzi el.

A feldolgozott dokumentumokat a mappa ikonra kattintva találja.

6 - A listákban szereplő dokumentumok megnyitása

Kattintson a megnyitni kívánt dokumentum sorára
Kattintson a javítás gombra – ekkor megnyílik a dokumentum előnézet ablaka.

Megjegyzés a dokumentumhoz

Az előnézet megnyitása után mindegyik feltöltött dokumentumhoz megjegyzést is írhat.
Mentse el a változtatásokat, ha megjegyzést ír!
 

7 – Archiválja a beszkennelt dokumentumokat!

Fűzze le az összes beszkennelt dokumentumának eredeti példányát egy mappába (hónapok szerint)!

• 11 évig kell megőrizni őket.

8 - Milyen szkennert használjon?

A dokumentumok beolvasására elviekben bármilyen általános asztali szkenner megfelel.

Ha szkenner vásárlását tervezi, mi az alábbi berendezéseket tudjuk javasolni:

Asztali szkennerek

• Canon CanoScan LiDE 300 (hagyományos, egyszerű lapolvasó)
• Epson WorkForce DS-1630 (Van dokumentum adagolója. Egyszerre több lapot is szkennel a dokumentumok cserélgetése nélkül)
• Brother ADS-2800W (Nagyteljesítményű, gyors hálózati szkenner gyakori irodai használatra)

Mobiltelefonos szkenner szoftver

• Cam Scanner (ingyenesen is használható) - mobillal fényképezett dokumentumokat alakít át elfogadható minőségű szkennelt változatra